четверг, 17 сентября 2015 г.

Welcome Letter


Что такое Welcome Letter?  

Это приветственное письмо для Гостей, которые осуществили бронь в хостеле. Каждый раз когда мы получаем бронирование через сайты или почту, где указан e-mail Гостя, после внесения бронирования в нашу систему - HostelSystem, администраторы отправляют Гостю Welcome Letter.

Зачем?

Получив приветственное письмо:

  • Гость знает, что его бронирование принято.
  • В приветственном письме Гостю предоставляется информация, которая поможет ему при заселении: время Check-in, нужные документы, как добраться к хостелу, его основные правила.
  • Так, мы можем проинформировать Гостя о дополнительных услугах и  возможностью воспользоваться ими.
Как?


При составление нужно учесть то, что Welcome Letter должно быть:

- Структурированным (сплошной текст - трудно читать, и скорее всего большинство путешественников)

- Грамматически легким (понятным для восприятия и без ошибок. Ничего страшного если все предложения будут максимально простыми - не все Гости знают английский на уровне Advanced)

- Полезным и лаконичным (не стоит писать много ненужно информации. Важно выделить главное. Здесь не стоит давать перечень самых крутых баров, пабов, музеев, информацию о них можно прикрепить дополнительным файлом)

- Не многообещающим (обещая много, можно просто поставить высокую планку в ожиданиях, а потом не оправдать эти завышенные ожидания)

Что важно?


1. Приветствовать Гостя (высказать слова благодарности за то, что выбрали именно наш хостел. Банально, но эта мелочь, которая и по сегодняшний день остается приятной)

2. Призвать к вниманию (в нашем письме это строчка: "Пожалуйста, обратите внимание на следующую информацию")

3. Рассказать о том как добраться к хостелу (если есть возможно организовать трансфер - напишите о ней, о том сколько это стоит, сколько в национальной валюте, сколько в зарубежной. Также важно написать об альтернативе - как добраться своим ходом от аэропорта, вокзала, автобусной станции. Вся эта информация - необходима для Гостя и должна быть априори.)

4. Время Check-in  и важные документы при заселение (важно предупредить Гостя о том, что он сможет заселиться только после определенного времени + важно сообщить какие документы нужны при заселение. В наших хостелах заселение строго по паспорту, поэтому и в телефонном бронировании и на всех сайтах и в приветственном письме мы сообщаем об этом)

5. Информация об оплате и отмене бронирования (в этом пункте можно так же рассказать о том, что оплата принимается только в национальной валюте, например, что в хостеле возможно расплатиться дебитовой или кредитной картами. А что касается отмены бронирования - важно сообщить условия отмены, указать возможность бесплатной отмены бронирования и условия снятия штрафа, если бронирование было отменено не в установленный срок).

6. Дать рекомендации (в этом пункте можно напомнить, что не стоит менять деньги в обменниках на вокзале, аэропорте или заказывать такси. Сообщить где безопаснее всего менять деньги, заказывать такси, указать ресурсы. Описать условия пользования транспортом. К примеру, что в трамвае нужно компостировать билет. Так же здесь можно написать, что лучше покупать бутилированную воду для питья.

7. Пожелать скорой встречи / ожидания встречи /легкого пути (то, что хотелось бы сказать Гостю искренне и от души)

8. Дать ссылки (на социальные сети, сайт хостела, награды, лого - то, что может объединить и чем хочется похвастаться).


Но самое главное и важное - чтобы Ваше письмо было с душой! Щепетильность, внимательность и пренебрежение  - это всё чувствует Гость. Пусть всё общение между вами будет теплым и искреннем. Только тогда будет неоценимая отдача!